Algemeen

Fiets je fit met de vernieuwde regeling van het fietsplan3 min lezen

Door: 29 november 2017 Geen Reacties

Met een fietsplan stimuleer je jouw werknemers om vaker de fiets te pakken. Zo worden je werknemers fitter, gaat het verzuimpercentage omlaag en verminder je de uitstoot van CO2. Daarnaast wordt een fietsplan als secundaire arbeidsvoorwaarde door veel werknemers toegejuicht.

Aan regels gebonden

Vóór de invoering van de werkkostenregeling (WKR) was het verstrekken van een fiets aan een medewerker aan veel regels gebonden. Het mocht maar één keer per twee jaren, de kosten van de fiets mochten niet meer bedragen dan 749 euro en de werknemer moest de fiets voor tenminste 50% van het woon-werkverkeer gebruiken.

 

Bepaal het nu zelf

Dat is nu allemaal verleden tijd. Met de invoering van de WKR mag je als werkgever zelf bepalen welk bedrag je wilt vergoeden, wat voor fiets er wordt aangeschaft en met welke frequentie. Het maakt ook niet meer uit hoe vaak je werknemer op de fiets naar het werk komt. E-bikes en een fietsverzekering behoren nu tot de mogelijkheden.

Nu de regels flink zijn versoepeld, is het wel aan te raden om een paar spelregels op te stellen over hoe jouw werknemers de fiets gebruiken.  

 

Fiets versus kerstpakket

De WKR heeft wel zo haar beperkingen. Als werkgever mag je slechts 1,2% van de totale loonsom voor dit soort arbeidsvoorwaarden gebruiken. Zodoende concurreert de fiets nu met bijvoorbeeld het kerstpakket of het personeelsuitje.

Alle spelregels van de WKR vind je in dit blog.

 

Vergoeden of ter beschikking stellen?

Er is een verschil tussen het ter beschikking stellen van een fiets (jij als werkgever bent eigenaar) en het verstrekken of (deels) vergoeden van een fiets (de werknemer is eigenaar).

Als je een fiets verstrekt of vergoedt, dan is de factuurwaarde van de aanschaf van de fiets (inclusief accessoires) loon van jouw werknemer. Je mag dat loon aanwijzen als eindheffingsloon (werkgever betaalt dan 80% loonheffing) of je gebruikt de vrije ruimte binnen de WKR. Je mag jouw werknemer onbelast 0,19 euro per kilometer vergoeden voor de zakelijke kilometers die hij/zij met de fiets aflegt. Je moet dan wel de vergoeding als eindheffingsloon aanwijzen in jouw administratie.

 

Fiets blijft jouw eigendom

Als je een fiets ter beschikking stelt, dan is en blijft de fiets jouw eigendom. Gebruikt jouw werknemer de ter beschikking gestelde fiets alleen voor het werk (inclusief woon-werk kilometers), dan hoef je niets bij het loon van de werknemer op te tellen. Gebruikt de werknemer de fiets ook privé, dan moet er een waarde van het privégebruik worden vastgesteld. Dit wordt dan bij het loon van de werknemer opgeteld. Die waarde wordt bepaald door de kosten van de fiets per kilometer vast te stellen. Denk aan de afschrijving, verzekering, elektriciteit (bij een elektrische fiets),  reparaties en onderhoud. Als je een eigen bijdrage van de werknemer vraagt voor het privégebruik, dan mag je dit weer aftrekken van die waarde. Let op: de waarde minus de eigen bijdrage mag niet negatief zijn.

 

BTW onder voorwaarden aftrekbaar

De aftrek van BTW is weer een verhaal apart. Onder voorwaarden mag je de BTW aftrekken die je vergoedt aan jouw werknemer. Als de werknemer een eigen bijdrage heeft betaald, dan moet de BTW daarvan weer worden opgevoerd als ontvangen BTW. Het is aan te raden jouw (fiscale) dienstverlener hierover te raadplegen.

 

Check de regels

In het schema hieronder check je of het gebruik van de fiets van jouw medewerker belast of onbelast is:

 

U stelt een fiets ter beschikking:

  • Zakelijk gebruik van de fiets is onbelast

  • Vergoeding van zakelijke kilometers is belast

  • Privégebruik is belast ((privékilometers x kilometerprijs) – eigen bijdrage werknemer)

U vergoedt of verstrekt een fiets:

  • Vergoeding of verstrekking van de fiets is loon van de werknemer of eindheffingsloon in de vrije ruimte

  • Vergoeding van zakelijke kilometers van maximaal €0,19 per kilometer is onbelast

U vergoedt de zakelijke kilometers die de werknemer met de fiets rijdt:

  • Vergoeding van zakelijke kilometers van maximaal €0,19

(Bron: website Belastingdienst)

Wil je meer weten over de regels van het fietsplan? Of wil je meer weten over de dienstverlening van Masters in Payroll & HR? Kijk dan eens op onze website.

Geschreven door: Jos Achterberg, Masters in Payroll & HR