Algemeen

Vijf tips om gesteggel over facturen te voorkomen3 min lezen

Door: 2 februari 2017 Geen Reacties

Bijna niets is zo irritant als debiteuren die niet willen -of kunnen- betalen. Sterker nog: het is één van de belangrijkste oorzaken van faillissementen. Een bedrijf komt namelijk niet zozeer in problemen door een gebrek aan OMZET, maar juist door een gebrek aan GELD.

Wat kunt u doen om getouwtrek over betalingen te voorkomen, en wat is belangrijk om te weten voor het geval het toch gebeurt? Een paar belangrijke tips.

1. Laat de klant vooraf “ja” zeggen – tegen alles!

Betalen binnen veertien dagen: als een klant dit voor de éérste keer leest op de factuur, dan is het te laat. De betalingsconditie volgt namelijk niet uit de factuur, maar uit de afspraak (bijvoorbeeld de overeenkomst of de bestelling). Als de betalingstermijn niet vooraf wordt vermeld, is de klant er niet aan gebonden. Praat dus niet alleen over prijs, maar óók over de betalingstermijn. Laat de klant daar akkoord op geven, dat voorkomt een hoop gedoe achteraf.

2. Geef gelegenheid én een termijn om te reageren

De betaling is al twee maanden te laat, en opééns krijgt u te te horen dat het geleverde niet helemaal in orde was. Dit is te voorkomen door op de factuur -op een duidelijk plaats- een zin op te nemen dat er in geval van problemen of vragen contact opgenomen moet worden, binnen een bepaalde termijn. Bijvoorbeeld: “Heeft u vragen of een opmerking over deze factuur? Neem dan binnen acht werkdagen contact met ons op via…”. Het is belangrijk dat deze “reclametermijn” ook in de algemene voorwaarden vermeld staat!

3. Herinneringen versturen: gebruik nóóit nummers!

Veel bedrijven zijn er, helaas, gewoon op uit om betalingen zo lang mogelijk te rekken. Vaak zijn ze daar behoorlijk ervaren en bedreven in. Maak het deze bedrijven dus niet te makkelijk! Veel mensen gebruiken bijvoorbeeld de omschrijving “Eerste Herinnering”. Maar wat is het enige dat je zeker weet als je dat ziet? Precies, dat er dus sowieso nog een twééde volgt. Kortom, die kan nog wel even afgewacht worden… Wees dus niet te voorspelbaar. Met een volgorde van Eerste Herinnering, Tweede Herinnering en dan Aanmaning speelt u wanbetalers in de kaart. Ze weten daardoor precies waar ze aan toe zijn en wachten gewoon het uiterste moment af.

4. Liever bellen dan herinneringen en aanmaningen versturen

Veel mensen vinden het eigenlijk heel moeilijk om hun klant om geld te vragen. Ze vinden het gênant of zijn zelfs bang om hun klant kwijt te raken. Het heeft echter geen zin om je te verstoppen achter een email of een briefje. Pak de telefoon! De handigste insteek is niet om direct om de betaling te vragen, maar juist om te vragen of alles goed is gegaan en ze dus tevreden zijn. Op die manier wordt een debiteurentelefoontje opeens een servicetelefoontje. Gebruik daarna pas het bruggetje naar de betaling van de factuur.

5. Geen geld bestaat niet. Er wordt bedoeld: geen geld voor u!

Een bedrijf of een persoon zonder geld bestaat niet. Als dat gezegd wordt, dan wordt er bedoeld dat er geen geld is voor ú. Reken er namelijk op dat andere -belangrijke(re)- rekeningen wel gewoon betaald worden. De gebruikelijke volgorde is dat éérst de belangrijke betalingen gedaan worden (bijvoorbeeld huur, energie, telefoon, internet etc.) en daarna de overige rekeningen. In de meest gevallen is het degene die het hardst piept, die het eerst betaald wordt. Wanneer een klant zegt dat er onvoldoende geld is, moet u dus bovenaan de “pieplijst” komen te staan. Kortom: bellen en BLIJVEN bellen.

Overzicht

Al deze tips zijn nog makkelijker toe te passen als u in één oogopslag kunt zien hoe de status van uw facturen is. Een makkelijke, betrouwbare en betaalbare webapplicatie is daar een goede ondersteuning in. MKB Belangen beveelt u haar partner Stuurjerekening.nl van harte aan.

Probeer de oplossing 30 dagen gratis