Algemeen

Waarom factureren in Excel je meer tijd kost dan je denkt4 min lezen

Door: 25 september 2017 Geen Reacties

Excel en Word zijn allang niet meer de gebruiksvriendelijke opties die het lange tijd geleden waren. Vandaag de dag is de boekhouding meer dan alleen het opmaken van een factuur. Het gaat om de belastingaangifte, om winstprojecties en soms zelfs een volledig klantensysteem om opdrachten en contactmomenten bij te houden.

Factureren in Excel wordt dan ook steeds minder vaak toegepast. Inmiddels gebruikt ruim 32% van de ondernemers een andere oplossing dan Excel, als gevolg van het feit dat het maken van een factuur toch best wel wat tijd kost.

Denk er eens over na: houd jij je liever de hele dag bezig met het samenstellen van facturen of zou je dit liever willen versnellen of zelfs automatiseren, zodat jij de tijd in jouw onderneming kunt steken? Inmiddels kiest 3 op de 10 ondernemers al voor het laatste, en dat worden er steeds meer.

Maar als je op dit moment nog wel in Excel werkt om facturen op te maken, is de kans groot dat je hier gewoon tevreden mee bent. Vaak ben je ongeveer 10 minuten bezig met een factuur, en aan het eind van het kwartaal kun je alle facturen uitprinten en de belastingaangifte opmaken. Toch kan het allemaal een stuk gemakkelijker.

Verspil geen 15 minuten aan een factuur

De klant die jij vorige maand ook hebt geholpen, moet deze maand weer een nieuwe factuur krijgen. Daarom zoek je de adresgegevens op, bekijk je de communicatie om te zien welke bedragen er zijn afgesproken en vul je alle informatie in bij Excel. 15 Minuten werk, en uiteindelijk een redelijk uitziende factuur.

Maar bekijk het nu eens op een andere manier:

Je zoekt de klant op in jouw klantenbestand, voert direct het bedrag in en kunt de factuur direct mailen. 5 Minuten werk, en je hebt een mooi ogende factuur in jouw huisstijl.

Werken met boekhoudingssoftware scheelt jou per factuur al snel enkele minuten. Nu lijkt dit op een enkele factuur weinig, maar bedenk je eens hoeveel tijd je bespaart als je iedere maand minimaal 10 facturen verstuurt. Dat scheelt al snel een uur per maand, een uur dat je ook kunt verhuren aan klanten en dus omzet mee kunt genereren.

 

Verspil geen wachttijd bij betalingen

Je kent het wel: je stuurt op de 15e van de maand een factuur naar de crediteurenafdeling van jouw klant. Op de 29e van de maand stuur je de herinnering. 14 Dagen later stuur je een tweede herinnering. En zelfs dan duurt het nog even voordat de factuur betaald wordt. Zonde, want je zit in dat geval 14, 28 of zelfs 42 dagen te wachten totdat jij betaald wordt.

Dat kan ook anders:

Je stuurt op de 15e een factuur en je voegt hier een handige iDeal-link toe. Je kent het wel, een knop waarmee de klant direct naar de betaalomgeving wordt gestuurd, zoals je ook bij webwinkels gewend bent. De klant ontvangt de factuur, opent de link en kan de factuur direct vanuit een internetbankieren-app betalen of inplannen. Dezelfde dag, zonder gedoe met de crediteurenafdeling. Snel afgehandeld, want jij hebt jouw geld al binnen enkele dagen. Sterker nog, een onderzoek onder ondernemers toont aan dat facturen met een iDeal-link tot 3 keer sneller worden betaald dan normale facturen!

Houd de omzet per maand en per klant bij

Die factuur die je vorig jaar in januari hebt opgestuurd, daar heeft een klant toch nog een vraag over. Je gaat zoeken in de administratiemap op jouw computer, maar door de tientallen Excel-bestanden raak je al snel het overzicht kwijt. Voor je het weet ben je een half uur aan het zoeken naar een antwoord op de vraag van de klant.

Stel dit eens voor:

Terwijl je nog aan de telefoon bent met de klant, ga je naar jouw boekhoudomgeving en zoek de naam van de klant op. Razendsnel kom je alle verzonden facturen onder die klantnaam tegen. Je zoekt de factuur uit januari op. Binnen nog geen 2 minuten heb je het antwoord op de vraag van de klant. Jij levert een snellere service, waar de klant blij van wordt, en je bespaart jezelf ook nog eens veel tijd.

 

Begin met gemakkelijker boekhouden

Het is voor ondernemers van deze tijd een mooi moment om te kijken hoe alles nog beter, sneller en efficiënter kan. Vooral als het ontzettend loont om de huidige manier van werken te veranderen.

Daar helpen wij jou bij MKB Belangen dan ook graag mee. Door onze samenwerking met Stuurjerekening.nl kun jij als ondernemer profiteren van een fantastisch administratiesysteem, waar jij ontzettend veel tijd mee bespaart.

Je kunt met Stuurjerekening:

  • Facturen binnen 5 minuten aanmaken
  • Vervolgfacturen binnen 2 minuten aanmaken
  • Klanten en facturen sneller opzoeken
  • En aan iedere factuur een handige iDeal-link toevoegen.

 

 

Als volger van MKB Belangen kun jij Stuurjerekening nu gratis 30 dagen proberen. Is het niets voor jou? Dan kun je na 30 dagen stoppen. Merk je dat die tijdsbesparing en extra efficiëntie echt bijdraagt aan betere resultaten in jouw onderneming? Dan kun je er tegen een laag bedrag per maand verder gebruik van maken.

 

Bekijk nu direct Stuurjerekening en verspil niet langer de waardevolle tijd die jij in jouw onderneming kunt steken.