Specialist

De nut en noodzaak van een personeelshandleiding4 min lezen

Door: 22 augustus 2018 Geen Reacties

De wetgeving rondom lonen, pensioenen, arbeidstijden, arbo en werk & zekerheid bestaat uit eindeloos veel regels, rechten en plichten. Bovendien hebben veel branches te maken met een cao waarin ook allerlei regels staan. En laten al die wetten en regels nou ook nog eens regelmatig veranderen.  

Logisch dat de gemiddelde ondernemer én werknemer door de bomen het bos al lang niet meer zien. Maar dat is natuurlijk geen excuus dat door de overheid wordt geaccepteerd. Ook al is de totale wetgeving te veel informatie voor één persoon, je wordt geacht de volledige wet te kennen en daarnaar te handelen.

Nut van een personeelshandleiding

Het grote voordeel van een personeelshandleiding, ook wel personeelshandboek of personeelsreglement genoemd, is dat alle regels, huishoudelijke afspraken, rechten en plichten die horen bij jouw onderneming, in één document zijn vastgelegd en actueel gehouden.

Dat laatste is ook belangrijk, actueel houden. Jouw handleiding moet te allen tijde voldoen aan de wet die voortdurend verandert. Je bent er dus niet met het eenmalig opzetten van een handleiding.

Tip: Heb je een actuele personeelshandleiding, zorg er dan voor dat iedereen in jouw organisatie die weet te vinden. Bewaar ‘m op een centrale plaats, liefst digitaal, zodat iedere medewerker 24/7 de handleiding kan raadplegen.

Noodzaak van een personeelshandleiding

Een personeelshandleiding is voor iedere organisatie met personeel noodzakelijk. Daarin staan de spelregels van jouw organisatie. In zo’n reglement is bijvoorbeeld opgenomen hoe de medewerker zijn vakantie aanvraagt, hoe en waar hij zich ziek meldt en hoe de organisatie omgaat met het laten vervallen van niet opgenomen verlofdagen.

In de wet en in de cao worden vaak kaders (minima / maxima) genoemd waaraan de onderneming zich heeft te houden.

Een voorbeeld

Iedere werknemer bouwt een verlofrecht op gelijk aan vier keer het aantal werkuren per week. Dus bij een werkweek van 40 uur heeft de medewerker recht op 4×40 = 160 uur, oftewel 20 dagen verlof. Dat zijn de wettelijke verlofdagen. In cao’s wordt daar vaak nog een schepje bovenop gedaan en wordt dat aantal verhoogd met 3, 4 of 5 extra verlofdagen, de zogenaamde bovenwettelijke verlofdagen.

Iedere ondernemer heeft te maken met tenminste de wettelijke verlofdagenregeling. En val je onder een cao dan moet je je ook aan die afspraken houden.

Als ondernemer mag je ook meer bovenwettelijke verlofdagen geven. Dat leg je dan vast in de personeelshandleiding.

Tip: Neem in jouw arbeidsovereenkomst op dat de regelingen in de personeelshandleiding onverbrekelijk onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Met het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst gaat de medewerker dan ook akkoord met het personeelsreglement.

Tip: Wil je veranderingen doorvoeren in de personeelshandleiding, dan moet je instemming vragen van de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging. Doe je dat niet, dan moet je met iedere individuele medewerker een akkoord sluiten over de gewijzigde handleiding.

Wat staat er in een personeelshandleiding?

De inhoud van iedere handleiding is anders.

Hieronder een aantal onderwerpen die je zou kunnen gebruiken:

  • Kort algemeen verhaal over de organisatie, de missie en visie, wellicht een organogram;
  • Uitleg over de personeelshandleiding, wat verwacht het bedrijf van de medewerker;
  • Gedragsregels waar iedere medewerker zich aan te houden heeft, bijvoorbeeld:
    • hoe laat je na je werk de werkplek achter,
    • zijn er kledingvoorschriften,
    • hoe ga je om met de gereedschappen die je van het bedrijf krijgt,
    • hoe bestel je die gereedschappen,
    • hoe reserveer je een vergaderruimte,
    • hoe meld je een ongeval,
    • hoe ga je om met seksuele intimidatie,
    • wat is het rookbeleid.
  • uitleg over het beloningsbeleid, denk ook aan overwerk, indexeringen, jubilea;
  • welke studiefaciliteiten zijn er (studiekosten, studieverlof);
  • de verlof / vakantieregelingen;
  • leaseautoregelingen;
  • verzuimregelingen (wachtdagen, hoe ziekmelden, bezoek arbo-arts, re-integratieverplichtingen).

Hoe stel je een personeelshandleiding op?

Van belang is dat je in één document vastlegt hoe jij als ondernemer met jouw medewerkers wilt omgaan, wat belangrijk is om jouw onderneming goed te laten functioneren.

Heb je dit goed vastgelegd én onderdeel gemaakt van de arbeidsovereenkomst, dan weet iedereen de regels. In het geval van misverstanden of aanvaringen met medewerkers kun je hier dan op terugvallen.

Het opstellen en onderhouden van een personeelshandleiding vraagt naast tijd ook nogal wat deskundigheid. Heb je die in huis, prima. Heb je die niet, dan kan een van onze HR adviseurs jou hier uitstekend mee helpen.

Meer weten? Op de website van het Masters netwerk is hierover veel meer informatie beschikbaar.

Bovendien vind je in onze kennisbank alle informatie over het ondernemerschap. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied.

Geschreven door: Jos Achterberg, Masters netwerk

Laat een reactie achter