Specialist

De salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?9 min lezen

Door: 5 maart 2018 Geen Reacties

Veel ondernemers worstelen met de vraag: ga ik de salarisadministratie uitbesteden of blijf ik het zelf doen?

De salarisadministratie of loonadministratie is niet het meest makkelijke om zelf te doen. De wet- en regelgeving verandert continu. En de ene wet is nog niet geïntroduceerd of de volgende staat alweer op stapel. Ook de komende jaren komen er vele wetswijzigingen en cao-aanpassingen. Zelfs een professionele salarisadministrateur die dagelijks met deze materie bezig is, wordt af en toe knettergek van al die wijzigingen.

Een salarisadministratie kent zogenaamde vaste mutaties en variabele mutaties. Vaste mutaties zijn veranderingen die een lange(re) levensduur hebben dan één maand of periode. Denk aan een adresmutatie, een gewijzigd brutosalaris, een verandering in het aantal contracturen of een functiewijziging. Die duren niet een maand, maar zijn heel lang geldig. Variabele of periodieke mutaties zijn mutaties die slechts voor één periode (maand, 4 weken of week) gelden. Een voorbeeld daarvan is een declaratie, een gewerkt aantal uren bij een uurloner of een eindejaarsbonus.

Alles bij elkaar is de salarisadministratie veel werk. Bovendien is het soms erg lastig. Door de complexiteit, de veelheid aan wet- en regelgeving en de noodzaak tot grote accuratesse, werkt een goede salarisadministrateur op HBO-niveau. Daarom is de salarisadministratie relatief duur.

Ik begrijp dat je je afvraagt: welke mogelijkheden zijn er dan in de markt?

Er zijn verschillende vormen mogelijk. In dit artikel bespreek ik er drie:

  • de salarisadministratie volledig uitbesteden ofwel ‘laten doen’

  • de salarisadministratie samen oppakken ofwel ‘samen doen’

  • de salarisadministratie volledig ‘zelf doen’

 

Vorm 1: Salarisadministratie uitbesteden: ‘Laten Doen’

Als je jouw salarisadministratie volledig wilt uitbesteden, heb je twee keuzes: een traditionele of een moderne dienstverlener.

De traditionele aanpak

Kies je voor de traditionele manier, dan leg jij alle mutaties (vaste en periodieke) vast in een e-mail, een excel-sheet, een PDF-formulier, een losstaand data-entry programma of een papieren formulier. Deze mutaties geef jij vervolgens periodiek door aan jouw salarisadministrateur. 

De salarisadministrateur voert vervolgens jouw mutaties in het salarisverwerkingssysteem in. Is alles ingevoerd en gecontroleerd, dan start hij de salarisadministratie op. De loonstroken worden uitgeprint, in een envelop gedaan en opgestuurd. Of het wordt als bijlage met een e-mail naar de ondernemer of de medewerker verzonden.

Let op: Op 25 mei 2018 wordt de nieuwe Europese privacy wetgeving General Data Protection Regulation (GDPR) van kracht, in Nederland heet dit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De boetes die je kan krijgen als je niet voldoet aan de wetgeving, zijn flink (max. 20 miljoen), om nog maar te zwijgen over de reputatieschade. Om datalekken te voorkomen wordt geadviseerd om loonstroken niet meer als bijlage bij een e-mail te versturen.

 

Is dat nou zo efficiënt? Ik denk het niet.

Feitelijk wordt er twee keer informatie vastgelegd en bewerkt. De eerste keer door de ondernemer, de tweede keer door de dienstverlener. Dit maakt deze vorm van uitbesteden onnodig duur.

De nadelen van een traditionele werkwijze:

  • als klant heb je geen of beperkt toegang tot het salarissysteem;

  • alles is gestandaardiseerd: one size fits all;

  • veel gaat nog met papier;

  • veel werk wordt dubbel gedaan en dat maakt het duur;

  • er is nauwelijks dienstverlening rondom een personeels-, verlof- en verzuimadministratie.

 

De moderne aanpak

Een moderne dienstverlener werkt met een salaris- en personeelsprogramma dat volledig in de cloud is ontwikkeld. Dit zijn overigens andere systemen dan de traditionele systemen die geschikt zijn gemaakt om via het internet te gebruiken (zie uitleg onder ‘Vorm Zelf Doen’). Via zo’n cloud based e-HRM applicatie heeft de klant volledig toegang tot zijn eigen informatie, zijn personeelsdossiers en een salarisdashboard met heel veel managementinformatie.

Ook medewerkers en managers hebben toegang tot onder andere jaaropgaven, salarisstroken en verlof. Dienstverlening rondom de personeel-, verlof- en verzuimadministratie is vaak wel mogelijk. De samenwerking tussen dienstverlener en klant verloopt zoveel als nuttig en nodig is digitaal.

De voordelen van de moderne werkwijze:

  • je hebt 24/7 en vanaf elke plek met internet toegang tot het personeels- salarissysteem;

  • flexibiliteit is op klantniveau mogelijk;

  • papier wordt niet meer of minimaal gebruikt, denk aan de milieu-opbrengst;

  • er is aanvullende functionaliteit mogelijk rondom onder meer de personeels-, verlof- en verzuimadministratie.

 

Vorm 2: Taken verdelen: de salarisadministratie ‘Samen Doen’

Zoals gezegd bieden moderne dienstverleners een e-HRM platform waar de ondernemer toegang heeft tot zijn eigen administratie. Zo kan hij ook zelf allerlei soorten mutaties digitaal invoeren. Denk aan informatie van een nieuwe medewerker, uren van de uurloners of overwerkuren.

De salarisverwerking wordt in hetzelfde systeem uitgevoerd. Er is dus geen splitsing van systemen en databases. Geen conversie of handmatige dubbele invoer zoals bij de traditionele systemen en dienstverleners.

Medewerkers kunnen op hun beurt ook een deel van de invoertaken overnemen. Dat noemen we Employee Self Service of ESS. Of Manager Self Service of MSS, als een manager dat doet. Een medewerker kan bijvoorbeeld prima zelf bij een verhuizing zijn nieuwe adres invoeren, zijn eigen verlofaanvraag digitaal indienen of een declaratie invoeren. Een manager kan die declaratie of verlofaanvraag vervolgens beoordelen. Op die manier wordt de ‘last’ van het invoeren van de mutaties verdeeld over meerdere personen.

Deze vorm noemen we voor het gemak ‘samen doen’. In deze vorm verdelen werkgever en dienstverlener alle taken. De dienstverlener voert de meer complexe mutaties in, controleert en verwerkt alles. Ook houdt hij de wijzigingen in de wet- en regelgeving bij en richt hij het systeem in. Die taakverdeling wordt idealiter netjes in een zogenaamde Service Level Agreement (SLA) vastgelegd.  

Bekijk hier hoe het in de praktijk werkt.

Vorm 3: de salarisadministratie zelf doen’

De ondernemer kiest een salarispakket, installeert deze op eigen apparatuur, implementeert deze en houdt de inrichting – werkprocessen, personeelsdossier, autorisatie, regelingen – maandelijks en jaarlijks zelf bij.

In deze variant moet de ondernemer beschikken over alle relevante kennis die een salarisadministratie nu eenmaal vraagt. Verder moet de ondernemer rekening houden met inzet voor het applicatiebeheer. Denk aan nieuwe releases, nieuwe gebruikers, security en inrichtingsaanpassingen.

Bovendien is er ook de nodige kennis en capaciteit nodig. Dat kun je telkens inhuren, maar goedkoop is dat nooit. In mijn ogen is dit slechts weggelegd voor de grotere organisaties (>500 medewerkers), die door hun omvang in staat zijn om de kennis en capaciteit in huis te halen. En te houden; de continuïteit moet tenslotte gewaarborgd zijn.

Naast een eigen, lokaal geïnstalleerd salarispakket, kun je ook kiezen voor een oplossing in de cloud.

In de markt zie je twee smaken:

  1. Leveranciers die hun traditionele (windows) pakketten voorzien hebben van een schil om deze via het internet te laten werken (web-enabled);

  2. Leveranciers die hun oplossingen volledig op het internet hebben gebouwd (web-based)

 

1. Traditionele pakketten via het internet

De traditionele pakketten waren ooit bedoeld om op de PC en het netwerk van een klant te draaien. Maatwerk was mogelijk omdat iedere klant een eigen installatie had. Op internet is dat weggevallen. Alle klanten draaien met dezelfde softwareversie. Dat vraagt een andere vorm van maatwerk.

Traditionele oplossingen kunnen die niet of nauwelijks leveren of slechts tegen hoge kosten. Ook veel salaris-servicebureaus werken nog met programmatuur die ooit bedoeld was om op eigen apparatuur te draaien. Flexibiliteit wordt dan maar mondjesmaat aangeboden. Zij prediken ‘one size fits all’.

2. Volledig op internet gebouwde oplossingen

De moderne, op het internet gebouwde oplossingen hebben mijns inziens veel voordelen. Zij zijn ontworpen en gebouwd met het vooruitzicht dat alle klanten met een en dezelfde software versie moeten werken. Zij voorzien wel in de benodigde flexibiliteit.

Ook zijn zij in het algemeen beter voorzien van mogelijkheden voor gebruikersbeheer en beveiliging. Én ze hebben ook allemaal een geïntegreerde salarisverwerking. Dus één programma en één database waarin alles gebeurt.

Salaristechnische kennis nodig

Ook bij deze variant is het noodzakelijk dat er salaris-technische kennis beschikbaar is binnen de eigen organisatie. De supportafdelingen van de meeste leveranciers hebben vaak medewerkers die veel afweten van de software, maar die slechts zelden veel weten van het vak van salarisadministrateur. Zij doen zelden of nooit de salarisadministratie van klanten. Hun werk is het adviseren in het gebruik van de software. Die salaristechnische kennis moet je in de meeste gevallen dus zelf organiseren.

Alle mogelijkheden op een rij

  • Zelf doen kan goedkoper zijn dan laten doen, maar pas op voor de verborgen kosten;

  • Zelf doen kost tijd (en dus geld), ook om jouw kennis actueel te houden;

  • Kennis van de wet- en regelgeving is ontzettend belangrijk. Niemand wil de Belastingdienst of het UWV met nabetalingen en boetes zien langskomen;

  • Door het niet of onvoldoende benutten van de mogelijkheden op fiscaal en sociaal gebied, laten veel bedrijven (subsidie) geld liggen;

  • Continuïteit is een must, organiseer dat;

  • Je moet de software eerst leren kennen (intuïtieve software heeft dus de voorkeur, lagere leercurve);

  • Uitbesteden bespaart tijd;

  • Als je de salarisadministratie uitbesteedt, hoef je je niet te verdiepen in de complexe wet- en regelgeving;

  • Welk platform kies je? Op internet gebouwd en dus toekomstbestendig of omgebouwd vanuit een PC-/netwerk-/windows-versie;

  • En welke dienstverlener kies je? Werkt deze met traditionele software, met traditionele software die beschikbaar is middels het internet of met moderne, voor het internet ontwikkelde software. Dat laatste heeft mijns inziens altijd de voorkeur;

  • Moderne dienstverleners leveren ook apps voor mobiele telefoon en tablet;

  • Moderne platforms leveren ESS- en MSS-functionaliteiten;

  • Moderne platforms leveren ook een personeelsadministratie, een verlof- en verzuimadministratie en een systeem voor functionering.

 

Welke variant kies je?

  • Heb je veel affiniteit met het salarisvakgebied? Ga dan voor de ‘zelf doen’-variant. Maar zorg dat je een goede salarisdeskundige op de achtergrond beschikbaar hebt die de wet- en regelgeving voor jou volgt. En die op de ‘moeilijke’ momenten beschikbaar is. Kies een systeem dat volledig in de cloud draait en waar je dus samen in kan. Een systeem dat voldoende flexibiliteit kent om jouw behoeften af te dekken. Automatiseer de processen zoveel als mogelijk en gewenst.

  • Heb je een beetje affiniteit met salarissen? En wil je kosten besparen door de gemakkelijke mutaties voor jouw rekening te nemen? Kies dan voor de ‘samen doen’-variant. Maak met jouw dienstverlener goede afspraken over de taakverdeling. Kies een systeem in de cloud met veel flexibiliteit en automatiseer de processen zo veel als mogelijk en gewenst.

  • Heb je geen affiniteit met salarissen? Kies dan voor ‘laten doen’. Zorg ervoor dat je een dienstverlener hebt die bekwaam is en beschikt over een moderne e-HRM applicatie die via de cloud werkt. En dat je via dat platform toegang hebt tot zijn systeem, zodat je zelf alle informatie kunt inzien en wijzigen.

  • De HR & payroll specialisten van Masters in Payroll & HR beschikken over het modernste salaris-personeelsplatform en zijn stuk voor stuk expert binnen dit vakgebied. Bovendien kunnen zij alle varianten aanbieden zoals in deze blog besproken.

 

Meer weten? In onze kennisbank vind je alle informatie over de loonadministratie. Of lees meer over hoe ons e-HRM systeem werkt. Heb je een vraag? Neem dan contact op met een van onze salarisspecialisten.

Masters in Payroll & HR is dé specialist op het gebied van online salarisadministratie en personeelsadministratie, payrolling & HR.

 

Geschreven door: Jos Achterberg, Masters in Payroll & HR