Specialist

Hoe start ik met online boekhouden?4 min lezen

Door: 24 mei 2018 Geen Reacties

Voor zzp’ers en kleine eenmanszaken is online boekhouden de perfecte oplossing. Kleinere organisaties hebben nou eenmaal veel baat bij een online oplossing. Dat geldt ook voor de salarisadministratie, urenregistratie en ga zo maar door.

In het tijdperk van de Windows-applicaties moest  iedere ondernemer softwarelicenties kopen en (laten) installeren en inrichten op zijn eigen computersysteem. Tijdrovend en kostbaar. Gelukkig is dat dankzij internet (bijna) verleden tijd.

Oké, ik ben overtuigd, ik wil online boekhouden.

Maar wat moet ik dan kiezen? Welk pakket, welke oplossing en welke ondersteuner?

Volg het stappenplan hieronder, en je vindt vanzelf het antwoord.

Stap 1: Ga bij jezelf na hoe jij de boekhouding wilt laten lopen.

Wat wordt de rolverdeling?

Jij ontvangt facturen van jouw toeleveranciers. En jij verstuurt zelf ook facturen. Je hebt een bankrekening waarop transacties plaatsvinden. Misschien heb je personeel dat zo af en toe betaald wil worden. De boekhouding begint dus bij jou. Ga jij zelf deze informatie verwerken, of stuur je het op papier of digitaal door naar jouw accountant en verwerkt hij het.

Stap 2: Inventariseer de rest van jouw automatisering

Welke andere programmatuur heb jij nodig om jouw onderneming te runnen. Misschien gebruik je al een online facturatiesysteem. Of een CRM/klantensysteem.  Welke systemen moeten informatie aan elkaar doorgeven? Bedenk dat een klant onder meer voorkomt in jouw CRM-systeem, in een projectensysteem en in de boekhouding. En het is niet efficiënt, en een bron van fouten, als je alles met de hand in alle systemen moet bijhouden.

Stap 3: De rapportage

Wat is voor jou belangrijk om  te weten of jouw onderneming goed draait? Is dat het openstaande saldo van alle debiteuren? Of de hoogte van alle voorraden of gereed product? De uren die jouw medewerkers declarabel waren? Moderne pakketten hebben Management informatie / dashboards waarop je in één oogopslag de belangrijkste indicatoren kunt aflezen.  

Stap 4: Bijzondere omstandigheden

Welke andere bijzondere eisen heb je? Lopen er werknemers rond, heb je buitenlandse leveranciers en/of klanten? Bevinden die zich binnen of buiten de EU? Heb je te maken met vreemde valuta? En ben je een franchisenemer, welke rapportages wil de franchisegever maandelijks van je hebben?

Zet al die eisen en wensen die je hebt in een lijstje. Zo vergeet je later niets.

Stap 5: Overleg met jouw boekhouder of accountant

Heb je al een accountant, ga dan het gesprek met hem aan. Vertel wat jij wil en hoor wat hij je kan bieden. Werkt hij/zij nog met ‘oude’ software, denk dan serieus na over een andere accountant. Als moderne ondernemer heb je recht op een moderne accountant. En negen van de tien keer is dat ook nog eens veel goedkoper.

Word je het niet eens met jouw accountant, ga dan door met stap 6.

Stap 6: Marktonderzoek

Er zijn behoorlijk veel boekhoudpakketten in de cloud beschikbaar. En ze kunnen allemaal boekhouden. De meeste pakketten beschikken inmiddels ook over geautomatiseerde koppelingen met de KvK en de bank. Maar check of ook jouw bank ondersteund wordt.

Wat kost het?

Op haast alle websites vind je de maandelijkse abonnementsprijzen voor het gebruik van de software. Daar zitten behoorlijke verschillen in. Selecteer vier of vijf pakketten die voor jou betaalbaar zijn en ga aan de hand van jouw lijstje met eisen en wensen na welke pakketten het beste bij jou passen.

De meeste websites hebben lijstjes met functionaliteiten beschikbaar waarmee jij dit onderzoekje prima kunt doen. Bedenk daarbij wel dat er behoorlijke functionele verschillen zitten tussen de pakketten.

Proefperiode

Je moet vaak toch nog iets dieper in die materie duiken om te bezien welke het beste past. Gebruik daar bijvoorbeeld een proefperiode voor.  

Referenties

Vervolgens ga je met de beste twee het gesprek aan. Kijk na welke referenties de leveranciers hebben. Stel alle vragen die je hebt en zijn de antwoorden vaag, dan is  een gezonde portie wantrouwen op zijn plaats.

Heb je een goede leverancier en pakket gevonden, vraag dan een proefpakket aan, dat meestal kosteloos is. Probeer in die proefperiode een aantal voor jou cruciale functies uit.

Stap 7: Zoek een goede boekhouder of accountant

Heb je het ideale pakket gevonden, dan moet je nog een goede accountant/boekhouder vinden die jou, jouw manier van werken en jouw pakket ondersteunt.  

Veel leveranciers hebben op hun website een lijst staan met kantoren die hun software gebruiken. Mijn eigen ervaring is dat die lijsten helaas vaak behoorlijk verouderd zijn.

Een moderne accountant

Van een moderne accountant mag je verwachten dat hij je op heel veel gebieden ondersteunt. Hij/zij functioneert voor jou als vraagbaak, als controleur van jouw werk, als rapporteur (jaarrekening, aangiften) en vooral ook als adviseur op alle mogelijke gebieden.

Zal ik een nieuwe medewerker aannemen, is een investering mogelijk voor een nieuwe bestelauto of machine, hoe zit het met de aftrek van buitenlandse btw, zijn mijn kosten voor huisvesting niet te hoog, ik heb een aanvaring met een werknemer, hoe kan ik dit het beste aanpakken?

Succes met de selectie. En kom je er niet uit, neem dan contact op met mij.

 

Bovendien vind je in onze kennisbank heel veel informatie over het ondernemerschap. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied.

 

Geschreven door: Jos Achterberg, Masters Netwerk