Specialist

Je salarisadministratie uitbesteden doen of niet4 min lezen

Door: 7 november 2018 Geen Reacties

Als (startende) ondernemer wil je wellicht zoveel mogelijk zelf doen. Denk bijvoorbeeld aan je salarisadministratie. Het bespaart je kosten, die je misschien liever in andere zaken wilt investeren. Maar is het wel zo verstandig om de administratie zelf te doen?

Iedereen kan het

Een salarisadministratie voeren kan iedereen – met een klein beetje verstand van de software en de wet- en regelgeving. Net zoals je zélf een tuinmuurtje kunt bouwen. Ik weet een beetje wat je ervoor nodig hebt: stenen en cement. Toch zullen maar weinig mensen – en ik al helemaal niet – de neiging hebben zelf een tuinmuur neer te zetten. En dat is heel verstandig, want er kan nogal wat mis gaan. Stel je voor dat jouw zelfgebouwde muurtje toch niet zo stevig staat als dat je dacht, en een onschuldige voorbijganger wordt eronder bedolven… Kwaliteit en veiligheid zijn heel belangrijk. Voor jouw tuinmuur huur je dus een professional in. Iemand die ervaring heeft en weet aan welke eisen een veilige muur moet voldoen.

Penny wise, pound foolish

De Engelsen hebben het gezegde ‘penny wise, pound foolish’, wat zoiets betekent als  ‘zuinig zijn op de verkeerde dingen’. In het Nederlands zeggen we ook wel ‘goedkoop is duurkoop’. Zelf een tuinmuur bouwen om een paar honderd euro’s te besparen, mét het risico dat het weleens heel erg fout kan gaan, is gewoonweg dom. We zeggen dan ook wel dat je “ónbewust onbekwaam” bent. En dat is iets heel anders dan “bewúst onbekwaam” zijn. Dan weet je namelijk heel goed van jezelf dat je er weinig of geen verstand van hebt. Succesvolle ondernemers weten vaak precies op welke gebieden ze “bewust onbekwaam” zijn. Voor die zaken huren zij dan een expert in.

Slim ondernemen

Uit onderzoek blijkt ieder jaar weer dat er nog veel mis gaat bij salarisadministraties. Ondernemers betalen vaak veel te veel belasting en premie, en laten juist subsidies liggen. Iets dat je ondervangt door jouw salarisadministratie door een specialist te laten doen.

Een professional heeft namelijk een HBO-opleiding genoten, gevolgd door aanvullende opleidingen op het gebied van loonheffingen, arbeidsrecht, sociale zekerheid en de ziektewet. Bovendien volgt hij alle wetswijzigingen en nieuwe wetten op de voet.

Alleen al om een specialisatie als de salarisadministratie actueel te houden, moet je jaarlijks flink investeren in opleidingen en studie-uren. Die kosten bedragen bij elkaar al meer dan 3000 euro per jaar.

De meeste professionele kantoren en salarisservicebureaus investeren veel tijd en geld in de kwaliteit van hun medewerkers. En dan doen ze zelfs meerdere administraties, zoals de salarisadministratie, personeelsadministratie, verlofadministratie, ziekteverzuimadministratie en opleidingenadministratie.

Moet ik alles dan uitbesteden?

Dat mag, maar hoeft niet. Een deel van de salarisadministratie bestaat uit eenvoudige mutaties, zoals een adresmutatie, een nieuw bankrekeningnummer of de basisgegevens van een nieuwe medewerker. Die eenvoudige mutaties kun je als werkgever zelf invoeren en je kunt zelfs een deel van die mutaties laten invoeren door jouw medewerker zelf. We noemen dat Employee Self Service of ESS. Door wat eenvoudige zaken zelf te doen, bespaar je ook wat op de kosten.

Met de moderne salarisapplicaties krijg je als ondernemer volledig toegang tot jouw eigen personeels- en salarisadministratie. Je kunt zelf, en op het moment dat je het nodig hebt, allerlei rapporten inzien, je beschikt over een volledig en digitaal personeelsdossier en jouw medewerkers krijgen een app voor hun mobiele telefoon waarmee zij hun salarisstroken kunnen inzien, verlof kunnen aanvragen en declaraties kunnen indienen.

Conclusie

  • Doe de salarisadministratie alleen als je daar voldoende kennis en ervaring mee hebt en als je voldoende tijd hebt om jouw kennis actueel te houden.
  • Voor die andere 99,5% van alle ondernemers: wees verstandig. Ga niet zelf aanrommelen. De risico’s op boetes, gemiste subsidiemogelijkheden, teveel betaalde loonheffing, aanvaringen met de Belastingdienst of het UWV  zijn aanzienlijk. Don’t be penny wise, pound foolish!

Meer weten? Op de website van het Masters netwerk vind je meer informatie over het uitbesteden van de salarisadministratie.

Bovendien vind je in onze kennisbank en op onze blog alle informatie over het ondernemerschap. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met een van onze specialisten.

Het Masters Netwerk is dé specialist op het gebied van online ondersteuning van MKB-ondernemers op financieel, fiscaal en personeel gebied.

Geschreven door: Jos Achterberg, Masters netwerk

Laat een reactie achter