Specialist

Slimme werkgevers kiezen voor een digitale loonstrook2 min lezen

Door: 15 november 2017 Geen Reacties

Meer dan 60% van alle jongere werknemers weegt de aangeboden technologische mogelijkheden mee in de keuze voor een werkgever*. Slimme werkgevers spelen daarop in. Zij bieden hun medewerkers een app waarmee ze onder andere hun salarisstrook en jaaropgave kunnen inzien. Welke voordelen heeft een digitale loonstrook nog meer?

Bespaar tijd en geld

Met een digitale loonstrook bespaar je inzet én kosten. Je hoeft de loonstrook tenslotte niet meer uit te printen, in een envelop te doen, te frankeren en op de post te doen.

Alleen al het frankeren kost zo’n 10 euro per medewerker per jaar. Daarbovenop komen nog de kosten voor alle handelingen die de accountant of het salarisservicebureau voor jou verrichten.  

Bespaar papier

De loonstrook hoeft niet meer te worden uitgeprint. Tenminste niet meer door jouw organisatie of jouw dienstverlener. Vraag aan jouw medewerkers om digitaal ook digitaal te laten. Dat is goed voor het milieu en scheelt een boom.

Versnel het proces

Medewerkers kunnen hun digitale loonstrook één tot twee dagen eerder inzien dan de papieren variant. Zo krijgen werkgevers en managers minder snel de vraag waar de salarisstrook blijft.

De digitale loonstrook wordt klaargezet in het digitale personeelsdossier van iedere individuele medewerker. Vervolgens krijgt de medewerker een e-mail met het bericht dat de salarisstrook beschikbaar is. In sommige systemen wordt de salarisstrook als bijlage met een e-mail gestuurd, maar dat is niet altijd even veilig.  

Altijd en overal beschikbaar

De werknemer kan de loonstrook altijd en vanaf vrijwel elke locatie inzien. Het kwijtraken en opnieuw moeten opvragen van een loonstrook behoort dus tot het verleden. En dat geldt natuurlijk ook voor de jaaropgave. Kleine efficiency verbeteringen die voor ondernemers een zorg minder betekenen.

Regel toestemming van werknemer

Vanaf 1 Juli 2010 is het Burgerlijk Wetboek zo aangepast dat de werkgever de loonstroken digitaal in plaats van op papier mag aanbieden aan zijn werknemers. Daar zijn wel twee regels aan verbonden:

1. De werknemer moet er toestemming voor geven.

2. De werknemer moet de gelegenheid hebben om zijn digitale strook op te slaan voor toekomstig gebruik.

De toestemming is eenvoudig te regelen, maar moet wel expliciet worden gegeven. Het is dus niet genoeg als de werknemer niet piept bij het ontvangen van de eerste digitale strook. Een handtekening of een kort e-mailtje met ‘ja, ik ben akkoord’ is genoeg.

 

Lees meer over de loonadministratie in onze kennisbank of hoe ons e-HRM systeem werkt. Heb je vragen? Neem contact op met een van de salarisspecialisten van Masters in Payroll & HR. Masters in Payroll is de specialist op het gebied van online salarisadministratie en personeelsadministratie, payrolling & HR.

* Bron: Onderzoek PWC 2011

 

Geschreven door Jos Achterberg, Masters in Payroll & HR