Waarom heb je als ZZP-er een freelance overeenkomst nodig?

Wil jij als ZZP-er een freelancer inschakelen voor een bepaalde opdracht? Of wil je juist graag je eigen opdrachten kunnen uitkiezen zonder daarbij vast te zitten aan een arbeidsovereenkomst? Dan is het belangrijk dat je gebruik maakt van een goede freelance overeenkomst.
Voor de Belastingdienst moet je een overeenkomst gebruiken, waarin je schriftelijk vastlegt dat de freelancer zelfstandig is en niet in dienst treedt bij de opdrachtgever. Doe je dit niet, dan kan de Belastingdienst de relatie tussen freelancer en opdrachtgever aanmerken als een arbeidsrelatie. Gevolg is dat de opdrachtgever wordt geconfronteerd met het betalen van loonheffingen.

Let op: niet alleen op papier, maar ook uit de praktijk moet blijken dat de freelancer zelfstandig is. Het is dan ook belangrijk de afspraken, zoals opgenomen in deze overeenkomst, na te leven.

Wat regelt een freelance overeenkomst?

Een freelance overeenkomst bevat bepalingen zoals:

• omschrijving opdracht
• duur van de opdracht
• wijze van uitvoering van de werkzaamheden door freelancer
• hoogte van de vergoeding
• vervanging
• intellectuele eigendomsrechten.

Wat is een freelance overeenkomst?

Een freelance overeenkomst is een overeenkomst waarin wordt afgesproken dat de freelancer als opdrachtnemer een opdracht gaat uitvoeren voor een opdrachtgever. Deze opdracht bestaat vaak uit het verrichten van diensten. Denk hierbij aan de situatie waarin je een freelancer inhuurt voor het ontwerpen van je website of voor het doen van online marketing. Of wanneer je iemand inschakelt voor de boekhouding. De freelance overeenkomst wordt ook wel een freelance contract of ZZP contract genoemd.

Let op: Gaat de freelancer werkzaamheden van ‘stoffelijke aard’ verrichten? Denk hierbij aan het verbouwen of slopen van een pand. Dan moet je in plaats van een freelance overeenkomst een aannemingsovereenkomst gebruiken.

Waarom heb je een freelance overeenkomst nodig?

Voorkom discussies

Je hebt een freelance overeenkomst nodig om duidelijk te maken dat de freelancer die je inschakelt, niet in loondienst komt bij jou als opdrachtgever. De afspraken die je op papier zet, zijn leidend, ook als je later discussies krijgt.

Let op: Zorg dat de afspraken die je vastlegt niet alleen thuishoren in een arbeidsovereenkomst? Van dit soort afspraken is sprake in het geval van doorbetaling bij ziekte of het opnemen van vakantiedagen. Als je dat soort bepalingen opneemt, vinden de belastingdienst of een rechter waarschijnlijk dat de freelancer bij jou in loondienst is.

Om dit te voorkomen spreek je in de overeenkomst letterlijk af dat de freelancer niet in loondienst komt. In de freelance overeenkomst staat daarom altijd een afspraak als: freelancer is niet in loondienst en zal niet als werknemer worden aangemerkt.

Daarnaast kun je de volgende afspraken maken:

• Einddatum: door een einddatum met de mogelijkheid om deze vroegtijdig op te zeggen in het contract te zetten, zal deze minder snel op een arbeidsovereenkomst lijken.
• Uurtarief of dagtarief: kies je in plaats van een maandvergoeding voor een uurtarief of dagtarief? Dan zal de relatie tussen jou en de freelancer minder snel op een arbeidsrelatie lijken.
  Echter, in de praktijk wordt er in een freelance overeenkomst vaak wel een maandbedrag afgesproken. Dit is duidelijk en iedereen weet waar hij aan toe is, dus de kans dat de kosten uit de hand lopen, wordt zo verkleind. Let dan wel extra goed op dat de overeenkomst veder niet op een arbeidsovereenkomst lijkt.
• Door in het contract af te spreken dat de freelancer ook voor meerdere opdrachtgevers mag werken, maak je duidelijk dat er geen sprake is van een arbeidsrelatie.
  Let op! Zelfs als je een goede freelance overeenkomst gebruikt, kan de rechter achteraf oordelen dat toch sprake is van een arbeidsrelatie. De rechter kijkt namelijk ook naar de praktijk. Hou je daarom altijd aan de afspraken uit de freelance overeenkomst.

Voorbeeld: Stel, in de freelance overeenkomst staat dat de freelancer niet krijgt doorbetaald als deze ziek is. Omdat je tevreden bent over de freelancer, besluit je hem toch door te betalen over de dagen dat hij ziek was. Je kunt worden gestraft voor je eigen goedheid want dit kan een aanwijzing zijn dat de freelancer in feite toch bij jou in loondienst is.

Voorkom claims en boetes van de Belastingdienst

Daarnaast voorkom je met een freelance overeenkomst dat de Belastingdienst de relatie tussen jou en de freelancer ziet als een arbeidsrelatie. Waarom controleert de Belastingdienst dit? Dit doet de Belastingdienst, omdat jij als opdrachtgever bepaalde belastingvoordelen hebt ten opzichte van een werkgever. Zo hoef je als opdrachtgever geen loonheffingen en premies te betalen en als werkgever wel.

Hoe maak je duidelijk dat de freelancer zelfstandig is?

De freelancer is volgens de Belastingdienst zelfstandig wanneer sprake is van één of meer van de volgende drie punten:

• De freelancer mag zelf invulling geven aan de opdracht. Krijg de freelancer de ruimte om zelf te bepalen hoe, wanneer en met wie hij of zij de opdracht gaat uitvoeren? Staat deze niet onder leiding en toezicht, zoals werknemers dat wel staan? Dan is de freelancer zelfstandig en is de kans een stuk kleiner dat sprake is van een arbeidsrelatie. Je kan wel met de freelancer vaste werkdagen afspreken, maar zorg dat je dit in overleg doet en de freelancer dus niet verplicht om deze dagen te werken.
• Er wordt een vergoeding in plaats van loon betaald. Een freelancer mag geen loon ontvangen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer de freelancer per maand een vast bedrag ontvangt, ongeacht of deze ziek of op vakantie was. In plaats daarvan moet een freelancer alleen een vergoeding krijgen voor de werkzaamheden die deze daadwerkelijk heeft uitgevoerd.
• De freelancer mag zelf vervanging kiezen. De freelancer is zelfstandig wanneer jij de freelancer toestaat om zelf een persoon aan te wijzen die de werkzaamheden namens hem of haar mag uitvoeren.
  Let op! De Belastingdienst wil niet alleen op papier zien dat de freelancer zelfstandig is. Dit moet ook uit de praktijk blijken. Het is daarom belangrijk dat zowel jij als de freelancer zich aan de afspraken uit de freelance overeenkomst houden.

Wat als de freelancer toch niet zelfstandig is?

Gevolgen voor de opdrachtgever

Vindt de Belastingdienst dat toch sprake is van een arbeidsrelatie? Dan moet je als opdrachtgever mogelijk alsnog de loonheffingen en premies betalen en kun je een boete krijgen. Afhankelijk van de afspraken die jullie hebben vastgelegd in de freelance overeenkomst, kun je dit bedrag deels of geheel op de freelancer verhalen. Hou dus zowel als opdrachtgever of als freelancer rekening met dit risico en sluit hiervoor eventueel een aansprakelijkheidsverzekering af.

Gevolgen voor de freelancer

Wanneer er volgens de Belastingdienst sprake is van een arbeidsrelatie heeft dit ook gevolgen voor de freelancer. De vergoeding die de freelancer voor de opdracht heeft gekregen is dan namelijk geen winst uit onderneming meer, maar loon. De freelancer is volgens de Belastingdienst immers in loondienst. Dit kan grote gevolgen hebben voor zijn of haar belastingen. De freelancer heeft namelijk achteraf gezien geen recht op de zelfstandigenaftrek, ondernemersaftrek en andere aftrekposten. Hierdoor kan de freelancer een grote belastingschuld krijgen.

Wat is het verschil met een overeenkomst van opdracht?

Een freelance overeenkomst is een overeenkomst van opdracht. In een overeenkomst van opdracht wordt afgesproken dat een opdrachtnemer een opdracht gaat uitvoeren voor een opdrachtgever. In de praktijk wordt er alleen soms een onderscheid gemaakt tussen deze twee. De freelance overeenkomst wordt dan alleen gebruikt als de opdrachtnemer een freelancer is. En de overeenkomst van opdracht als de opdrachtnemer een bedrijf, zoals een BV is.

De reden hiervoor is dat een freelancer een groter risico loopt dat de Belastingdienst de relatie met de opdrachtgever ziet als een arbeidsrelatie. In een freelance overeenkomst staan daarom speciale afspraken om dit te voorkomen.

Wat staat er in een freelance overeenkomst?

Om te voorkomen dat de rechter of de Belastingdienst later vindt dat er toch sprake is van de een arbeidsrelatie, staan in de freelance overeenkomst de volgende afspraken:

• Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst: Hiermee maak je extra duidelijk dat de freelancer niet bij jou in loondienst komt.
• De hoogte van de vergoeding: Geef de freelancer alleen een vergoeding voor de werkzaamheden die deze daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Spreek een uurtarief of dagtarief af.
• Hoe lang de opdracht duurt: Noem een duur of een specifieke einddatum.
• De manier waarop de freelancer werkzaamheden uitvoert: Zorg dat je de freelancer genoeg ruimte geeft om de opdracht zelf in te vullen. Dit is vaak een lastig punt. Probeer het toch zo goed mogelijk te beschrijven.
• De freelancer ook voor andere opdrachtgevers mag werken: Hiermee maak je duidelijk dat de freelancer niet bij jou in loondienst is. Je kunt wel directe concurrenten uitsluiten.
• Dat de freelancer zijn of haar eigen vervanging mag kiezen: Wanneer je de freelancer vrij laat in het kiezen van zijn of haar eigen vervanging, zal het minder snel lijken alsof deze bij jou in loondienst is.

Overige afspraken die in een freelance overeenkomst moeten staan:

Een omschrijving van de opdracht: Geef duidelijk aan wat je van de freelancer verwacht en wees zo concreet mogelijk. Naast dat je dit goed schriftelijk vastlegt, is het belangrijk dat je de afspraken ook mondeling goed doorspreekt, zodat duidelijk is wat je van elkaar verwacht.
Vroegtijdige beëindiging van het contract: Daardoor kun je van het contract af, wanneer de freelancer de opdracht niet goed uitvoert.

Wie de intellectuele eigendomsrechten krijgt: Tijdens het uitvoeren van de opdracht kunnen er intellectuele eigendomsrechten ontstaan, zoals een auteursrecht. Spreek van tevoren af wie deze rechten krijgt, om te voorkomen dat je deze moet afstaan aan de freelancer.

Een geheimhoudingsplicht voor gedeelde informatie: Om de freelancer de opdracht goed uit te laten voeren, zal deze waarschijnlijk belangrijke informatie over jouw bedrijf krijgen. Spreek af dat deze informatie geheim moet blijven en dat de freelancer een hoge boete moet betalen, wanneer deze toch zijn of haar mond voorbij praat.

Wie aansprakelijk is voor schade die de freelancer veroorzaakt: wie en tot welk bedrag is aansprakelijk als de freelancer schade veroorzaakt? Controleer altijd of de freelancer een aansprakelijkheidsverzekering heeft en stel dit desnoods verplicht. De schade kan van allerlei aard zijn, fysieke schade aan objecten of personen maar ook bijvoorbeeld een programmeerfout waardoor jouw klanten tijdelijk niet kunnen betalen of geen diensten kunnen afnemen, omdat het systeem eruit ligt.

Wie aansprakelijk is voor een claims en boetes van de Belastingdienst: Wanneer de Belastingdienst achteraf vindt dat sprake is van een arbeidsrelatie kun je als opdrachtgever te maken krijgen met claims en een boete. In de freelance overeenkomst kan je afspreken dat je deze mag verhalen op de freelancer.