Financiële termen kunnen best lastig zijn om te begrijpen. Met de uitleg van deze meest belangrijke financiële termen lees je makkelijker belangrijke documenten en schrijf je je ondernemingsplan.
De belangrijkste financiële termen voor ondernemers uitgelegd
Winst- en verliesrekening
Een winst- en verliesrekening is een opsomming van alle opbrengsten en kosten van een onderneming. Het resultaat van deze opsomming geeft dus rechtstreeks de financiële toestand van jouw onderneming weer.
Afschrijving
Afschrijven doe je wanneer je investeert in een bedrijfsmiddel dat langer dan een jaar meegaat en meer dan € 450 kost. Je brengt de kosten niet in één keer ten laste van jouw winst, maar je spreidt de kosten over de levensduur van jouw investering.
Omdat bedrijfsmiddelen een aantal jaren meegaan, mag je niet alle kosten in het jaar van aankoop aftrekken. In plaats daarvan moet je afschrijven. Dit betekent dat je de kosten verdeelt over de jaren waarin je het bedrijfsmiddel gebruikt. Elk jaar kun je een deel van de kosten aftrekken. Koop je een bedrijfsmiddel voor minder dan € 450? Dan trek je het bedrag in één keer af als kosten.
Balans
Een balans is een momentopname die de financiële situatie van jouw onderneming weergeeft. Op jouw balans vind je al jouw bezittingen, schulden en ook jouw eigen vermogen op een bepaald moment. Je balans bestaat uit twee zijden, de activa en de passiva, oftewel de bezittingen en schulden. Het belangrijkste kenmerk van een balans is dat deze te allen tijde in evenwicht moet zijn.
Activa op de balans
De linkerzijde van de balans is de activazijde (ook wel debetzijde genoemd).De activazijde bevat alle bezittingen van jouw bedrijf, zoals jouw bedrijfspand, voorraden, vervoermiddelen, maar ook het nog te ontvangen geld (debiteuren).
Vaste activa
Vaste activa zijn activa die voor lange tijd aan jouw bedrijf zijn verbonden, een waarde hebben van meer dan 450 euro en worden gebruikt voor de bedrijfsvoering. Vaste activa bestaan uit drie soorten, namelijk:
Materiële vaste activa
Denk aan grond en gebouwen, machines en apparatuur, inventaris, maar ook jouw laptop.
Immateriële vaste activa
Immateriële vaste activa zijn de niet-tastbare activa die aan jouw bedrijf zijn verbonden. Het gaat om licenties, octrooien of bijvoorbeeld ontwikkelingskosten.
Financiële vaste activa
Dit zijn deelnemingen in andere ondernemingen, aandelen of andere financiële vorderingen.
Vaste activa zijn langer dan een jaar aan jouw bedrijf verbonden. Wanneer een bedrijfsmiddel korter dan een jaar actief is, spreken we over vlottende activa.
Vlottende activa
Vlottende activa zijn bezittingen in jouw onderneming die slechts gedurende één productieproces kunnen worden gebruikt. Met andere woorden, het zijn activa die “snel” (binnen een jaar) kunnen worden vervreemd of in geld kunnen worden omgezet. Voorbeelden van vlottende activa:
Voorraad
De voorraad bestaat uit de goederen die nodig zijn om jouw eindproduct te maken, maar ook de eindproducten die nog niet verkocht zijn. Verpakkingsmaterialen vallen ook onder jouw voorraad.
Debiteuren
Vorderingen worden ook tot de vlottende activa gerekend omdat je verwacht dat de betaling binnen afzienbare tijd binnenkomt.
Liquide middelen
Het saldo op jouw bankrekening(en) en tussenrekeningen, maar ook jouw kasrekening (cash) en Mollie-betalingen.
Passiva op de balans
De passiva staan aan de rechterkant van de balans. De passiva zijn alle middelen waarmee de onderneming wordt gefinancierd, kortom de schulden van de onderneming. Hieronder vallen bijvoorbeeld de openstaande rekeningen (crediteuren) en de BTW die nog betaald moet worden. De passiva zijn eigenlijk alle financiële verplichtingen die je hebt, maar ook je eigen vermogen maakt deel uit van de passiva.
Bankboek
In het bankboek staan uit alle uitgaven en ontvangsten die op jouw zakelijke bankrekening voorkomen. In het bankboek vind je alle transacties volgens de bankafschriften van jouw bank.
Kasboek
Een kasboek houd je bij als je zaken doet met contant geld. Een kasboek bevat alle contante transacties die in jouw bedrijf worden verricht. Het kasboek bestaat uit zowel kasuitgaven als kasinkomsten en geeft een overzicht van de dagelijkse kasstromen.
Aandelen
Het eigen vermogen is gelijk aan alle bezittingen min alle schulden, of activa min passiva.
Grootboekrekeningen
Grootboekrekeningen categoriseren als het ware jouw inkomsten en uitgaven, en eveneens jouw activa en passiva.
Grootboekrekeningen zijn van cruciaal belang om jouw boekhouding op orde te houden. Je vindt grootboekrekeningen op je balans, maar ook op je resultatenrekening. Je hebt bijvoorbeeld “geldmiddelen en kasequivalenten” op je balans, en “verkoopkosten” op je winst- en verliesrekening.
Jaarrekening
Een jaarrekening geeft een beeld van de financiële situatie van jouw onderneming per jaar. Over het algemeen bestaat een jaarrekening uit zowel jouw balans als jouw winst- en verliesrekening, en eventueel een toelichting bij beide.
Inventaris
De inventaris op jouw balans bestaat uit bedrijfsmiddelen die worden gebruikt om jouw bedrijf te runnen. Het gaat om bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar meegaan, die niet bestemd zijn voor de verkoop en waarvan de aanschafprijs meer dan €450,- excl. BTW bedraagt.
Voorbeelden van inventaris zijn jouw bureau, laptop of ander gereedschap. Het zijn dus bezittingen van een bedrijf die dus aan de activazijde van jouw balans staan.
Debiteuren
Debiteuren zijn klanten van wie je nog geld moet ontvangen. Debiteuren staan aan de activazijde van jouw balans. Het betreft dus nog niet betaalde facturen, de klant (de koper) heeft een openstaande schuld bij jouw bedrijf. Deze klant noemen we de debiteur.
Crediteuren
Crediteuren zijn de leveranciers die je niet onmiddellijk hebt betaald. Zij hebben je al goederen of een dienst geleverd, maar de rekening (of schuld) staat nog open. De crediteuren (de leveranciers) zijn jouw schuldeisers.
Vorderingen
Er zijn kortlopende vorderingen en langlopende vorderingen op geld.
Vorderingen op korte termijn in de balans
Dit zijn vlottende vorderingen, je verwacht dat ze binnen een jaar worden betaald. Voorbeelden van kortlopende vorderingen zijn jouw debiteuren, maar ook de terug te ontvangen BTW, vorderingen op aandeelhouders of participanten of deelnemingen.
Vorderingen op debiteuren
Als je een factuur hebt verzonden en deze is nog niet betaald, dan heb je een vordering op iemand anders. Daarmee ben je de crediteur en de klant de debiteur. De klant is geld schuldig aan jou.
Vordering door schuldeisers
Wanneer je nog geld schuldig bent aan iemand anders, dan heeft die ander een vordering op jou heeft. Je vindt dit aan de passiefzijde van jouw balans onder crediteuren.
Vorderingen op lange termijn in de balans
Vorderingen op lange termijn zijn vorderingen waarvan je verwacht dat ze over meer dan een jaar zullen worden terugbetaald. Zij vallen onder de vaste activa.
Voorraad
Een voorraad bestaat uit goederen die beschikbaar zijn voor productie, verkoop of levering. Deze goederen hebben allemaal een waarde en moeten in jouw boeken worden opgenomen en op jouw balans worden verwerkt. Ook goederen die al in gebruik zijn voor productie maken deel uit van jouw voorraad. Op de balans staat onder vlottende activa de voorraad.
Liquide middelen en kas
Liquide middelen en kas zijn de zakelijke bankrekening, kasrekening, creditcardrekening, maar ook rekeningen van betalingsproviders zoals Mollie, Paypal, enz.
Kortlopende Schulden
Kortlopende schulden zijn betalingsverplichtingen (schulden) met een looptijd van minder dan een jaar. Een voorbeeld van een kortlopende schuld is de te betalen BTW. Wanneer je iets verkoopt, ontvang je daarover BTW, die je vervolgens moet afdragen aan de belastingdienst, dit wordt gezien als een schuld op korte termijn.
Vlottende passiva op de balans
Op de balans staan de kortlopende schulden aan de rechterkant (Passiva). Bij Kortlopende schulden kun je denken aan af te dragen belastingen (BTW), lonen, maar ook kortlopende leningen. Naast kortlopende schulden zijn er ook langlopende schulden waarbij de looptijd van een verplichting langer is dan een jaar.
Schulden op lange termijn
Schulden op lange termijn zijn schulden met een betalingsverplichting van meer dan een jaar. Het gaat vaak om aflossingen van leningen. Op de balans staan de schulden op lange termijn aan de rechterzijde (passiva. Het meest voor de hand liggende voorbeeld zijn leningen, bijvoorbeeld een hypothecaire lening, leasecontracten, bijvoorbeeld voor het leasen van een auto, een lening voor de aankoop van een voorraad producten, een lening bij een bank.
Verschil tussen kosten en uitgaven
In de boekhouding zit er verschil tussen uitgaven en kosten. We spreken van kosten op het moment dat er een winst vermindering is in een bepaalde periode. Er hoeft daarbij geen sprake te zijn van een daadwerkelijke betaling (uitgaven).
Dat uitgaven niet altijd tot kosten leiden of net andersom wordt duidelijk in de volgende voorbeelden:
- Kosten die geen uitgaven zijn: afschrijvingen;
- Uitgaven die geen kosten zijn: dividendbetalingen, kopen van grond, lening aflossen;
- Uitgaven die tegelijk ook kosten zijn: directe betalingen van bijvoorbeeld salarissen of inkopen;
- Uitgaven die later tot kosten zullen leiden: bedragen die je vooruit hebt betaald, investeringen in materiele vaste activa.
